10 элементов эффективной комплаенс программы

Являясь обозревателем, специализирующимся на Комплаенс тематике, автор  хотел бы отметить регуляторов, которые внесли свой вклад в подготовку этого документа. 

По мнению автора, это лучший подготовленный правительством источник о том, что составляло тогда (да, вероятно, составляет и сейчас) Комплаенс программу на основе лучших практик.

Для любого, кто хочет исследовать уроки, извлеченные из программ соответствия «Закону о противодействии коррупционной практике за рубежом», и понять, что же хотят видеть регуляторы, Практическое руководство является базовым документом, с которого вы можете начать изучение темы антикоррупционного комплаенс.

Будучи приверженцем конкретики, автор счел выводы Министерства и Комиссии относительно того, что должно составлять Комплаенс программу на базе лучших практик, сформулированные под заголовком "Десять элементов успешной Комплаенс программы", наиболее полезной частью Практического руководства. Предупреждая о том, что не существует комплаенс-программы "для всех", в Практическом руководстве указано наличие целого ряда факторов (таких, как размер, тип бизнеса, отраслевая принадлежность и профиль рисков), которые компания должна определить для своих потребностей для разработки собственной Комплаенс программы. Но руководство четко обозначило, что эти десять пунктов "призваны обеспечить понимание сути аспектов комплаенс-программ, оцениваемых Министерством и Комиссией".

Другими словами, вам следует уделять им внимание и использовать эту информацию для оценки собственной Комплаенс системы.

1. Твердая позиция высшего менеджмента и четко обозначенная политика о неприятии коррупции. 

Все начинается с решительного настроя на самом верху. Однако менеджмент компании должен не только"разговоры разговаривать", но и воплощать слова в конкретные дела, увлекая собственным примером. И Министерство, и Комиссия обращают внимание на наличие в компании "культуры комплаенса". 

Комплаенс программа на бумаге необходима, но у ее необходимо реализовывать на деле. Руководить соответствующими процессами должны управленцы старшего звена. В Практическом руководстве обозначено, что: "Крепкая этическая культура является непосредственной опорой сильной Комплаенс программы. Придерживаясь этических норм, высшее руководство будет побуждать менеджеров среднего звена к укреплению этих стандартов". Данный пункт завершается констатацией того, что Министерство и Комиссия будут "определять, смог ли старший менеджмент ясно сформулировать корпоративные стандарты, четко их коммуницировать, строго их придерживаться, и сумел ли он распространить их в масштабах всей организации".

2. Кодекс поведения и Комплаенс политики. 

Кодекс поведения давно рассматривается как основа всей Комплаенс программы компании, и Практическое руководство подчеркивает этот факт. Но кодекс поведения и корпоративные Комплаенс политики должны быть ясны и лаконичны. Что немаловажно, в Практическом руководстве четко обозначено, что если в компании много персонала с недостаточным знанием английского языка, то такие документы необходимо переводить на родной язык этих сотрудников. Компании также нужно иметь соответствующие внутренние контроли с учетом рисков, которые компания определила для своей бизнес-модели.

3. Надзор, автономность и ресурсы. 

Данный раздел начинается с вопроса о назначении руководителя высокого уровня для внедрения корпоративной Комплаенс программы. Не менее важно, чтобы Комплаенс подразделение имело "достаточные ресурсы для эффективной реализации корпоративной Комплаенс программы". И, наконец, отвечающая за комплаенс функциональная единица должна отчитываться перед советом директоров компании или соответствующим комитетом совета директоров, например, перед комитетом по аудиту. 

В общем и целом, Министерство и Комиссия будут "принимать во внимание, выделяет ли компания на Комплаенс программу адекватное количество персонала и ресурсов с учетом размера, структуры и профиля бизнес-рисков ".

4. Оценка рисков. 

В Практическом руководстве говорится: "Оценка риска является непременным условием для разработки эффективной Комплаенс программы". 

Действительно, если и есть одна тема в комментируемом документе, которая проходит красной нитью, так это то, что компаниям следует оценивать риски во всех сферах, где ведется бизнес.

В документе также абсолютно четко указано, что, когда Министерство и Комиссия оценивают эффективность корпоративных Комплаенс программ, то "учитывается, насколько в компаниях анализируют конкретные риски и принимаются ли меры по их минимизации". 

В Руководстве перечислены факторы, которые компания должна принимать во внимание при оценке любого риска: это "страновой и отраслевой сегмент, бизнес-возможности, потенциальные партнеры по бизнесу, степень взаимодействия с государственными органами, уровень государственного регулирования, зависимость от таможенных и иммиграционных властей при осуществлении коммерческой деятельности".

5. Тренинг и постоянное консультирование. 

Информированность является краеугольным камнем любой антикоррупционной Комплаенс программы.

В Практическом руководстве указано, что "Министерство и Комиссия будут определять, предпринимает ли компания шаги, чтобы соответствующие политики и процедуры были доведены до всей организации, в т.ч. путем периодического проведения тренингов и сертификации для всех директоров, должностных лиц, сотрудников и, при необходимости, агентов и бизнес-партнеров". Тренинги должны проводиться как для сотрудников, вовлеченных в деятельность, носящую высокие коррупционные риски, так и для бизнес-партнеров. Компаниям также следует постоянно направлять достаточные ресурсы для консультирования персонала по корпоративной Комплаенс программе.

6. Поощрения и меры дисциплинарного воздействия.

В  рассматриваемом документе изначально отмечается, что корпоративная Комплаенс программа должна действовать на всех уровнях: "от зала заседаний правления до складского помещения – никто не должен быть за ее рамками". Любое нарушение «Закона о противодействии коррупционной практики за рубежом» или Комплаенс программы должно быть наказуемо. 

Кроме того, «Министерство и Комиссия отмечают, что меры поощрения также могут способствовать законопослушному поведению. Могут иметь место различные  формы стимулирования персонала, такие как оценка и поощрение сотрудников, вознаграждение за совершенствование и развитие Комплаенс программы и вознаграждение за лидерство в вопросах этики и Комплаенса". 

7. Процедура проверки контрагентов (дью дилидженс) и платежи. 

Компании должны осуществлять риск-ориентированную проверку своих партнеров (дью дилидженс) для понимания их "квалификации, деловой репутации и связей с зарубежными чиновниками, если таковые имеются". Далее в компании должно быть подготовлено обоснование о необходимости привлечении контрагента. Оно должно включать и обоснование размера вознаграждения для недопущения риска коррупционных выплат. Наконец, должен проводиться постоянный независимый мониторинг взаимоотношений с третьими лицами.

8. Конфиденциальные сообщения о нарушениях и внутренние расследования. 

Речь идет о большем, чем просто о «Горячей линии».

Практические рекомендации дают понять, что функционирование анонимных каналов сообщения о нарушениях, и, возможно, даже назначение омбудсмена (независимое лицо по рассмотрению сигналов о нарушениях) были бы уместны, для того, чтобы у сотрудников была возможность заявить о своих подозрениях относительно коррупции. Не менее важно и то, что именно организация предпринимает после получения сообщения. В рекомендациях говорится: "после поступления заявления компании следует запустить эффективную, надежную и должным образом финансируемую процедуру для проведения расследования по заявлению и документирования ответных действий компании, включая принятие любых дисциплинарных мер или мер по исправлению ситуации". 

9. Постоянное совершенствование: периодическое тестирование и оценка эффективности программы.

Как отмечается в документе, "Комплаенс программы, которые существуют не только на бумаге, но и последовательно реализуются на практике, неизбежно будут вскрывать слабые места и требовать проведения улучшений. Поэтому Министерство и Комиссия обращают внимание на то, как часто компании анализируют и совершенствуют свои Комплаенс программы и не позволяют ли они им утрачивать свою эффективность". 

Министерство и Комиссия предполагают, что компании будут анализировать и тестировать свои комплаенс контроли и "критически осмысливать" собственные слабые места и области риска. Внутренние контроли также следует периодически проверять путем проведения целевых аудитов.

10. Слияния и поглощения. Дью дилидженс проверка до поглощения компании и интеграция после ее приобретения. 

Министерство и Комиссия обстоятельно прописывают свои ожидания в отношении не только фазы интеграции после поглощения, но и фазы до приобретения. Информация об этапе, предшествующем поглощению, затрагивает то, чему большая часть компаний ранее не уделяла особого внимания. Компании следует попытаться провести как можно более глубокую дью дилидженс проверку перед поглощением. После завершения сделки компании-покупателю необходимо провести в приобретенной компании аудит по требованиям «Закона о противодействии коррупционной практики за рубежом», тренинг всех руководителей старшего звена и подверженных риску сотрудников,  а также интегрировать приобретенную структуру в свою систему нормативно-правового соответствия.

Каково значение этих "десяти элементов" сегодня? 

Министерство юстиции выпустило документ под названием "Оценка корпоративных комплаенс-программ", основанный на "десяти элементах". 

В апреле 2016 года оно выпустило пилотную программу по «Закону о противодействии коррупционной практике за рубежом» посредством которой более подробно детализировало и разъяснило многие из элементов, приведенных в руководстве от 2012 года. 

Действительно, в каждом выступлении с момента выпуска Практического руководства, в котором Министерство излагало свои взгляды на лучшие практики, оно всегда ссылалось на "10 элементов эффективной Комплаенс программы".

Существуют различного рода критические замечания в отношении Практического руководства, но в них упускается из виду важный момент: для практиков этот документ является прекрасным источником информации о том, как внедрять Комплаенс требования путем включения их в бизнес-процессы вашей организации. Это то, что хотелось сказать о Практическом руководстве спустя пять лет после его опубликования. Замечательно, что эта методология стала частью нашей Комплаенс деятельности.

Об авторе:

Томас Фокс является автором международных бестселлеров «Лучшие практики по соблюдению Закона США «О противодействии коррупции за рубежом» и Закона Великобритании «О борьбе со взяточничеством», «Уроки этики и комплаенса» и др. Новая книга автора “Полное Комплаенс руководство” была опубликована в мае 2018 года. 

Томас Фокс является создателем блога  FCPA Compliance and Ethics Blog (http://fcpacompliancereport.com/).

Совместно с Тимуром Хасановым-Батыровым запустил цикл подкастов«Комплаенс мэн-международный обзор» о построении корпоративных Комплаенс систем на пост-советских рынках (http://fcpacompliancereport.com/series/compliance-man/)